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Datenexport aus Small Office 7.x
Diese kurze Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch den Datenexport aus Ihrer bisherigen Small Office 7.x Software, damit Sie die Daten in Small Office 8 importieren können.
Legen Sie bitte zuerst einen neuen Ordner „small_office_upgrade“ auf dem Schreibtisch an. In diesem Ordner werden dann später die XML-Dateien mit den exportierten Daten gespeichert.
Die Namensgebung der Dateien ist wichtig, Dateien mit abweichendem Namen werden beim Import nicht erkannt.
Zu verwendende Dateinamen:
- Adressverwaltung.xml
- Anschriften.xml
- Benutzerverwaltung.xml
- Dokumentverwaltung.xml
- Finanzwesen.xml
- Historie.xml
- Kassenbuch.xml
- Kontakte.xml
- Korrespondenz.xml
- Kundenpreise.xml
- Leistungen.xml
- Mailbox.xml
- Notizen.xml
- Positionen.xml
- Projekte.xml
- Projekte_Zeiterfassung.xml
- Rechnungseingang.xml
- Stammdaten.xml
- Terminplaner.xml
- Textbausteine.xml
- Verteiler.xml
Die nachfolgenden Schritte müssen Sie für jede Datenbankdatei durchführen.
Vorbereitung
Falls Sie die Archivfunktion vonm Small Office 7.x verwenden, sollten Sie vor dem Datenexport die Daten aus dem Archiv holen.
1. Schritt: Extrafunktion
Starten Sie Small Office 7.5 und melden sich an. Klicken Sie dann unten links im Navigationsbereich auf die Taste Extrafunktion um den Auswahldialog für die Extrafunktionen zu öffnen.
2. Schritt: Datenexport
Wählen Sie aus dem Dialogfenster bitte den Eintrag Datenexport aus und klicken auf Ausführen.
3. Schritt: Datenbankdatei
Wählen Sie aus dem Dialogfenster bitte die zu exportierende Datenbankdatei, z.B. Adressverwaltung aus und klicken auf Auswählen.
4. Schritt: Komplett
Wählen Sie im nächsten Dialog bitte die Taste Komplett, um alle gespeicherten Daten zu exportieren.
5. Schritt: Dateidialog
Im nächsten Schritt öffnet sich ein Datei-Speichern-Dialog. Geben Sie bitte den Namen der Exportdatei passend zur Datenbankdatei ein (siehe Namensliste weiter oben) und wählen als Format XML. Speichern Sie die Datei dann im Ordner small_office_upgrade.
6. Schritt: FMPXMLRESULT
Bestätigen Sie den nächsten Dialog mit Fortfahren, voreingestellt sein sollte „FMPXMLRESULT“ als Grammatik.
7. Schritt: Datenauswahl
Im letzten Dialog wählen Sie die zu exportierenden Daten aus. Wählen Sie zuerst oben links die aktuelle Tabelle aus. Klickenn Sie dann auf Alles löschen und danach auf Alles kopieren. Damit werden alle Felder aus der linken Spalte auf die rechte Spalte übertragen.
Wenn Sie den Datenexport beschleunigen möchten, entfernen Sie alle Felder mit _AUSW als Namensanfang. Diese Auswertungsfelder werden ansonsten einzeln berechnet, bevor sie exportiert werden, was sehr arbeitsintensiv ist.
Klicken Sie abschliessend auf die Taste Exportieren um den Datenexport auszuführen.
Wiederholung
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 7 für jede Datenbankdatei. Falls Sie Zeiten in der Projektverwaltung erfasst haben, führen Sie den Schritt für die Projekte zweimal aus, wobei Sie im zweiten Durchlauf die Datei „Projekte_Zeiterfassung.xml“ erstellen und als Quelle die Tabelle „Zeiterfassung“ in den Projekten wählen.
Dokumentverwaltung auf dem FileMaker Server
Wenn Sie Small Office 7.x auf einem FileMaker Server betrieben haben, dann müssen Sie die Datei „Dokumentverwaltung“ vom Server herunterladen, um die in dieser Datei (bzw. auf dem Server Rechner) gespeicherte Dateien zu erhalten. Gehen Sie bitte in die FileMaker Server Admin Console zum Reiter Datenbanken, schliessen die Datenbankdatei „Dokumentverwaltung“ und laden diese herunter. Dabei wird ein ZIP Archiv erstellt, das Sie auf Ihren Rechner übertragen und dort wieder entpacken. Im Ordner „Dokumentverwaltung > Files > Dokumentverwaltung > f_DATA_Container“ finden Sie dann Ihre Dateien. In Eidat geben Sie den „f_DAT_Container“ Ordner bitte mit Hilfe der Taste „Ordner“ an - dann übernimmt Eidat die Dateien aus diesem Ordner.